项目管理在华北电网TMS系统开发中的应用

大物流是华北电网根据当前电网建设需要和公司发展战略要求提出的,旨在充分运用供应链管理管理论、现代物流技术和信息技术等,打造一体化、集约化、标准化、精益化的现代物流体系。配送管理系统(TMS)是华北电网集约化和精细化物流运作体系的一个典型案例。

一、华北电网大物流体系建设现状分析

配送体系是大物流建设的重要内容之一,也是支撑华北电网物流体系高效运行的重要基础。在华北电网的配送业务中,采购物资由供应商根据合同要求自行完成配送,库存物资由发货仓库采用临时寻找社会车辆、借用兄弟单位车辆进行配送,或需求单位自提等方式来完成。分散的管理方式无法进行成本监控,阻碍了配送绩效的提升。此外,2009年虽然ERP已经在华北电网各供电公司和超高压公司上线,但是全网配送业务还是依靠传统的纸上记录、传真电话沟通等方式来管理,没有统一的信息化管理平台和手段,缺乏严格的规章制度和流程体系。

鉴于以上原因,华北电网在现有ERP平台的基础上,进行配送管理系统(TMS)模块的开发就成为巩固和推进公司大物流体系建设的重要内容。通过建设TMS,公司可以将全网配送业务进行统一管理,明确不同单位/部门间的职责界面,规范工作流程,填补公司ERP业务模块覆盖空白,形成一条完整的业务链,全面提升公司物资管理水平。TMS的开发涉及到众多业务单位和部门,与采购、仓储、合同等有密切联系,需要系统考虑整个开发过程,以确保开发成功。

二、华北电网TMS开发与推广策略

华北电网TMS开发从整体构思到设计再到上线推广,经历了计划阶段、实现阶段、上线阶段和稳定阶段。在各个阶段推进过程中,供应链管理中心仓储配送管理部和埃森哲的业务、系统顾问组成的TMS开发项目小组,运用项目管理的方式对整个开发过程进行管理。

(一)计划阶段。

计划是依据预先确定的方案与方法编制的一份关于如何满足确定的产品、进度、成本、质量等目标的设计文件。一般而言,计划应包括项目要实现的目的,达到目的所需要进行的各项活动,开展各项活动所需的资源与时间(包括项目管理与质量控制)以及对各项技能人员的要求以及监督,控制项目进展的监控点。

在计划阶段首先应明确的就是目标。公司TMS项目开发的目标包括确保系统的技术完整性和可行性,明确上线时间,控制成本,培养项目成员,特别是对华北电网关键用户和主要用户的培养等。

建立有效的组织结构形式对于项目成功至关重要。通常情况下,项目是一种多方参与的跨职能的组织结构。在TMS开发项目中,成员包括供应链管理中心仓储配送管理处的相关员工,部门领导和埃森哲顾问团队。成员既掌握华北电网业务实际,也具有丰富配送从业经验和理论知识,这些是实现项目目标必不可少的要素。

实施计划的制定需要项目组成员共同制定完成,并且务必使实施计划紧凑并且可以实现。TMS开发计划编制的详细程度基本做到适当,即涵盖了所有相关业务和功能,也有利于进行控制。计划会随着项目的进展,项目知识的不断增长,项目资源的变动等不断调整,但是最初计划中制定的里程碑不变。实施计划中的里程碑通常表示项目阶段的结束。由于项目阶段的所有目标都与里程碑相连,因此里程碑也给出了项目进度的良好反馈信息。

(二)实现阶段。

实现阶段是ERP实施项目中的重要阶段,指导与管理项目按计划执行是极其重要的,它关系到项目能否按期顺利实现目标。

业务方案的主要目标是建立反映公司全部业务流程和规范的系统原型。其主要的活动是根据业务需求开发和设计系统业务流程,创建公司所需要的各种报表和表格。公司在进行THS开发过程中,建立了若干测试体系及测试循环来保证业务方案的质量要求,确保在系统上线之前各单位/部门的配送业务人员做好应用新业务流程的充分准备。

在进行开发之前,必须清楚如何把公司的组织结构、业务流程和管理规程等嵌入到系统中,这是建立配送管理模式的首要条件。明确组织机构是项目最基础的一步,后续全部工作都将以组织机构为基础进行搭建。根据国网的要求,各网省公司都已建立物资部和物流服务中心、物流服务分中心。TMS系统的组织结构就以此为核心确定了各单位店 门相关人员的职责。

在ERP实施中,明确现有模式和设计模式是非常重要的,这是TMS开发项目后续阶段的基础,需要深入分析有关未来的组织、流程、规程及方法等相关事项,并且在正式付诸实施之前形成书面材料。各类报表和单据的客户化是开发中的重要环节。在Oracle模块中除包含许多标准的报表外,还提供创建标表的工具Discoverer,用户可以使用这些工具创建自己特殊需要的报表。

(三)上线阶段。

这是把新系统移交给公司中的各供电公司、超高压公司和本部配送业务人员进行使用的阶段。系统上线后设置一定时间进行试运行,期间,根据各单位配送业务人员的使用反馈对系统进行优化和调整。

系统进入上线阶段则意味着实现阶段的任务基本已经完成,已经做好了通过TMS进行相关业务操作的准备工作。具体而言,需要实施详尽的系统上线准备工作,制定试运行期间临时业务处理流程,并进行数据有效性校验。

在上线期间,项目小组积极要做好相关方面的沟通,让相关各方了解上线计划和THS处理流程,安排各单位系统操作人员的培训,使其做好使用新系统的准备。对于紧急的业务事项,顺利完成工作一直是项目推进的原则,在此前提下确保所有数据都被详尽记录下来,随后视需求再录入到系统中。

(四)稳定阶段。

稳定阶段是指在系统上线后,系统开始正式运转,并达到稳定运行的阶段。在本阶段的主要任务是全力支持个单位培 门配送业务人员顺利地使用系统。具体内容包系统支持安排,事项登记和监控,关注重点区域,关键指标跟踪等。这一阶段的主要目标是使新的业务方案根植于业务处理之中,并获得稳定运行,确保适当地应用业务方案,对提出的需求或问题做出快速的反应,记录潜在的瓶颈问题,并且提供快速的方案来解决这些瓶颈问题。

华北电网THS已经完成了试运行,各项基本功能都按预期实现。目前正在进行的优化功能开发也按照在基本功能开发中积累的项目管理经验稳步进行着。项目管理在华北电网TMS开发与推广,以及今后进行的其它项目中,将发挥越来越大的作用。

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引用本文:思谋网. 项目管理在华北电网TMS系统开发中的应用. https://www.scmor.com/view/1206.

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