基于协同平台的供应链与财务一体化的设计和应用

南京油运是百年"中国长航"旗下的专业从事石油及其制品运输的航运企业,进入21世纪以来,南京油运及时抓住了"国油国运"的行业发展机遇,集中主要资源和力量,大力发展进口原油运输、国际清洁油运输和化工品、液化气、沥青等特种运输,努力打造国际知名、国内一流、具有国际竞争力的大型油运企业。2007年12月26日,南京油运完成了机构重组,形成了南京油运和长航油运两个板块。

一艘超级油轮(VLCC)的运量约200万桶原油,VLCC在航行中每天需要使用约100吨燃油,另外还需要使用5吨燃油进行发电,每年仅航行中的燃油费用就可能超过1亿元人民币,而船舶在运行及修理过程中所需的物资及配件也直接影响到经营成本。作为拥有近10艘超级油轮的航运公司,长航油运必须通过加强信息化管理能力,实现精细化管理,有效控制运输成本,才能应对激烈的市场竞争。

因此,充分利用信息化手段快速规范和优化采购、仓存、销售及送货流程,提高物资供应效率,将信息化建设从财务管理拓展到供应链管理,把财务管理人员从事后的核算者转变成事前、事中的控制者,及时把握业务信息,降低经营风险,这些对于南京油运板块的物资供应部门来说是非常必要的。

一体化集成设计

供应链与财务一体化的设计目标是,建立了一个集成的物资采购、库存和销售的管理平台,打通两个板块的物资供需渠道,从集团层面实现物资供应的统一管理,控制采购成本和资金占用,提供实时的库存信息以及多维查询、报表和分析功能,为长航油运的物资采购和南京油运的物资管理提供全面的信息技术支持和辅助决策功能。

供应链与财务一体化应用的解决方案主要用于提供物资(物料、备件、油品等)供应服务,其主要功能包括物资采购、物资销售、库存管理、存货核算、应收(付)管理、成本分析等。主要运作流程为:物资(物料、备件、油品等)供应需求通过订单管理模块接收(既可以直接接收客户订单,也可以通过管船单位的物资申领单自动导入),然后基于流程和消息机制以任务形式分发到各个实际业务操作模块中执行,执行状态、节点可以通过流程图随时进行跟踪和监控,同时流程及预警触发的消息会及时提醒相关人员进行业务处理,在物资供应服务运作的各个环节结束后,通过统一的结算中心进行费用的结算和往来对帐。

物资供应服务大整合

供应链与财务一体化应用系统实现了物资供应服务的全面整合:通过流程配置实现了业务的快速应变和处理,规范的流程运作满足了物资供应服务的标准化管理,统一的结算中心实现费用的自动流转,实现了供应链与财务业务的一体化,从而整体提升了物资供应服务能力。

随着系统的上线,其业务价值也得以充分展现:

在供应链管理方面,通过销售订单全程跟踪,及时掌握销售订单执行情况;可以全面掌握库存、信用、销售情况,及时响应客户需求,提高客户满意度;可以有效管理控制销售价格,控制信用,加速资金回收,控制资金风险。通过系统全面管理采购流程,有效管理采购价格和供应商,增强采购透明度,降低采购成本;控制订单按期保质交货。通过系统提供的库存预警、呆滞料分析、库龄分析、保质期管理,有效防止库存浪费和积压;通过系统提供库存盘点,保证账实相符。

在财务管理方面,通过系统实现全面的应付业务以及应收业务流程管理,结合收付款单及凭证自动生成、到期债务预警、与总账和往来单位自动对账等综合业务管理功能,同时提供账龄分析、付款分析、趋势分析等管理报表。

在决策管理决策方面,系统提供了各种分析报表,及时得到经营决策的信息,为正确决策提供有力支持。全面掌控企业营运状况,加强内部控制,有效降低企业经营风险。

亮点纷呈助"三流合一"

基于协同平台的供应链与财务一体化应用系统目前已成为南京油运重要的IT支撑系统,它呈现出了四大应用亮点:

首先,设计理念先进,平台技术成熟。系统融合了金蝶EAS产品先进的管理理念和成熟的业务框架,配以统一的开发平台,实现了功能灵活扩展。在标准产品的基础上快速实现了个性化开发:建立了物资销售价格库,报价单能够自动填写价格并回填价格库;设计和实现了自动计算销售订单中缺货数量的功能;优化和完善了采购暂估成本的自动冲回及成本调整等功能;提供多种计价方法下的成本自动计算,并能生成物资的成本计算报告,记录成本计算过程;报价单根据发货通知单,直接按仓库自动进行出库单据拆分;对仓库存量与存货状态进行实时监控并提供预警。为物资供应部门巩固价格优势,提高响应速度,提升客户满意度,及时发现库存异常,盘活物资创造了条件。

其次,业务处理便捷,降低运作成本。系统充分运用单据转换平台,通过在销售单据、采购单据、库存单据、应收应付单据、收付款单及财务凭证之间灵活地建立转换规则和映射关系,使供应链业务与财务管理无缝衔接,实现财务到业务源头的追溯及资金流量监控。系统的应用改变了原来很多人为业务处理、信息收集及对帐的方式,大量节约人力成本;通过配送管理、库存管理、费用管理等精细化管理,实现相关成本的分析与控制。

再次,工作流程透明,过程监控简便。开发平台内置的流程引擎,搭建起了协同平台的消息中心、流程中心。通过流程触发、消息提醒来催办处理人,将业务人员从众多的单据查找中解脱出来,快速定位到需处理的业务单据。同时工作流的引入,为管理层实时监控业务提供了工具,有效提升了企业经营效率。

最后,工具方便实用,提升系统附加值。系统内置的很多实用工具,如数据导入导出平台、扩展报表平台及套打管理工具,方便更好地利用系统中的供应链及财务数据,为系统的外延和扩展提供了广阔的空间。通过导入导出工具自定义模板,为引入外部数据提供了接口;扩展报表工具支持报表的灵活定制,同时还为外部数据提供了展现的平台;套打管理工具直接在线调整单据打印模板,灵活方便。

随着南京油运物资供应的市场化运作程度不断加深,面对强大的市场竞争,企业需要加强和提高物资供应管理整体水平,通过基于协同平台的供应链与财务一体化应用,搭建集团内部单位交流、协作和资源共享的信息平台,使得供应链的上、下游之间能够及时了解彼此的需求、库存、进度等信息,能够很好地实现企业对物流、资金流、信息流的有效管理和控制。

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引用本文:思谋网. 基于协同平台的供应链与财务一体化的设计和应用. http://www.scmor.com/view/976.

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