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基于云计算的企业集团电子采购平台建设研究

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更多 作者:scmnews 发布于:2015-03-06 12:57
随着全球经济一体化进程的加快,企业经营环境日益复杂,经营日趋多元化、分散化,企业必须通过优化采购模式、降低采购成本来提升企业的核心竞争力。本文首先分析了集团企业传统采购模式存在的问题,然后探讨了企业集团选择采购模式时需考虑的因素,最后结合云计算技术提出了企业集团电子采购平台的建设方案。企业集团通过电子采购平台的建设,帮助企业细化采购需求源头管理,加强招标、竞价、询价过程中的监控,加强与企业ERP信息系统集成一体化应用,实现集团上下协同、供应链企业之间的内外协同、企业的信息共享和流程的优化,提高供应链运作效率,降低成本,提升企业的核心竞争力。 【作者】陈红军;【机构】北京经济管理职业学院
       一、引言

        企业集团是现代企业常见的组织形式,是在市场边界不断扩张,全球化趋势愈演愈烈的条件下产生的“以母公司为主体,通过投资以及生产经营协作等多种方式,与众多的企事业单位共同组成的经济联合体”。随着全球经济一体化进程的加快,企业经营环境日益复杂,集团规模不断壮大,企业经营日趋多元化、分散化。2013年我国GDP 56.89万亿元,其中我国500强大都是企业集团公司,占据世界500强的95家,GDP已超过53%,但是2013年我国电子商务交易额却只有10.2万亿,其中B2B交易额是8.2万亿,中国500强企业集团的销售额连年增加,但利润率从5.4%下降到3.7%。,可见企业集团公司还有很大的业务量没有实现电子化,由于采购环节多、周期长、效率低、采购过程不公开、与供应商协同不够等问题成为影响企业集团利润的主要因素,因此企业必须通过优化采购模式、降低采购成本来提高企业的核心竞争力。

        随着云计算、大数据、物联网等技术的发展,电子采购作为一种新的采购模式,受到企业集团的青睐。电子采购是借助于计算机网络、计算机通信和数字交互式媒体实现营销的一种采购模式,它充分利用网络寻找货源和供货商,在网上进行产品或原料的性能、价格等多方对比,而且可以寻找有共同需求的采购者,通过网络开展招标、投标、竞价、谈判等一系列技术性的贸易磋商过程完成采购。电子采购具有现代网络的开放性,交易的快捷性,信息的多样性和低成本等特点,是网络时代企业增强竞争力、降低成本和提高经济效益的最佳采购模式。我国企业集团电子采购大都以电子采购业务过程的电子化或某一门户作为平台,特别是一些大型企业集团的电子采购方案还不是很成熟,还没有真正建立起企业集团的统一电子采购平台。

        二、企业集团电子采购模式分析

        (一)传统采购模式存在的问题

        1.采购价格和费用高。企业集团各成员单位采用分散采购模式,各自企业负责自身生产物料的采购,由于采购批量小,在谈判时处于劣势地位,造成所采购的原材料、零部件等价格偏高。而且为了满足企业自身生产的需要,往往进行大量采购,提前采购,致使存货成本增加,增加了采购商品的预计支出,致使采购成本过高。

        2.采购效率低。由于没有信息系统支持,采购人员需要花大量的时间和信息进行商品的搜索和供应商的选择,费时费力。商品和供应商确定后,企业只有在工作时间才能安排订货,且以手工方式进行多次的联系才能正式下单,且下单后还需监督订单的执行过程。

        3.采购过程控制不严格。在采购招标、竞价、询价过程中,引入竞争机制不够,采购招标信息不公开、随意性强,采购价格不透明。而且企业有多种采购方式,如在战略协议采购、招标采购、竞价采购、谈判采购、询比价等采购过程中,个人因素作用大,易勾结作弊,发生腐败现象,给企业带来损失。同时采购流程长,规范性差,文档传递时间长,导致了过长的采购周期,影响了到货的准确性、及时性,削弱了企业的竞争实力。

        4.供应链协同机制不健全。采购作为企业整体运行的重要一环,需要纳入企业的整体战略管理,由于缺乏信息化支撑,无法实现流程自动化、审批自动化以及各部门协同,没有手段获取、掌控供应商,甚者有些企业集团都和自己的ERP系统没有信息共享,使得采购的战略化难以实现,难以对供应商进行实时地客观评估。

        5.资源信息无法共享。采购信息各分子公司独立,货源记录不够详尽,对供应商进行考评、定期审查、年审的资料不全,致使企业集团内部采购物料价格差别较大。企业集团内部资源不能合理利用,各子公司间缺少配合,资源的配置不能从全局角度得到优化,很少进行库存物料的调拨。对供应商没有统一的管理,企业集团内部的供应商资源无法进行共享,导致优秀的供应商资源不能被很好地利用。

        (二)企业集团电子采购模式的选择


       随着时代的发展和科技的进步,电子采购替代传统采购的趋势越来越明显。电子采购在本质上也有了更多的概念延伸,它不仅能帮助企业完成采购行为,而且能利用信息和网络技术对企业的采购全程的各个环节进行管理,帮助供求双方降低了成本,有效整合企业的资源,提高企业的核心竞争力。常见的的电子采购模式主要有卖方模式,买方模式和市场模式三种。卖方模式是指供应商在互联网上发布其产品的在线目录,采购方通过浏览缺的所需的商品信息,做出采购决策,并订下订单及确定付款和交付方式;买方模式是指采购方在互联网上发布所需采购产品的信息,供应商在采购方的网站上登录自身的产品信息,供采购方评估,并通过采购方网站双方进行进一步的信息沟通,完成采购业务的全过程。市场模式(第三方系统门户)是通过在网络上建立一个单一的整合点,使多个卖方和买方能够相遇,并进行各种商业交易的网站站点。

        企业采购模式的选择主要取决于“企业的规模大小”和“物料种类的不同”两个方面。集团企业由于规模大,资金实力雄厚,往往较早利用信息技术,大都已拥有了较成熟的ERP系统或MRPII系统。物料的采购可以分为两种:直接物料(BOM)和间接物料(MRO)。直接物料是指企业生产产品和提供劳务的过程中所消耗的、直接用于产品生产、构成产品实体的各种材料及主要材料、外购半成品以及有助于产品形成的辅助材料等。其特点是数量大、价值高、需求有一定的周期性和可预测性。往往直接物料的供应商数目较少,而且比较固定。一般不轻易更换。间接物料是指与维护(Maintance)、修理(Repair)、运作(Operation ) 有关的物料,通常是指在实际的生产过程不直接构成产品,只用于维护、维修、运行设备的物料和服务,如办公用品、生产设备的零部件等,其特点是单位数量小、单位价值低、频率高、种类繁多、供应商多,但是采购总量却不低。因此,对集团企业来说,无论进行直接物料的采购还是间接物料的采购都是适合采用买方模式。

        三、云计算概述

        云计算(Cloud Computing)是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式,通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。对云计算的定义有多种说法,目前仍没有较为统一的定义,不同文献对其有不同的表述,现阶段广为接受的是美国国家标准与技术研究院(NIST)定义:云计算是一种按使用量付费的模式,这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问, 进入可配置的计算资源共享池(资源包括网络,服务器,存储,应用软件,服务),这些资源能够被快速提供,只需投入很少的管理工作,或与服务供应商进行很少的交互。

        云计算技术的出现,对于建立一个统一开放、丰富易用、灵活安全、高效节约的企业集团电子采购服务平台有着十分重要的意义。云计算可提供三个层次的服务:基础设施即服务(IaaS)、平台即服务(PaaS)、软件即服务(SaaS)。云计算打破了局部应用对资源的独占,实现了对软硬件资源的统一管理、统一分配,统一部署、透明服务。其主要有如下特点。①安全、可靠的数据存储;②强通用性,高扩展性,高共享性;③按需服务,费用低廉;④超大规模,无限扩充,负载均衡等。企业集团可以通过建设电子采购的私有云平台进行直接物料的采购,通过公有云平台进行间接物料的采购。

        四、基于云计算的企业集团电子采购平台建设方案

        (一)电子采购平台系统设计架构。企业集团的电子采购平台应与企业ERP信息系统集成一体化应用,实现集团上下协同、企业内外协同;实现集团物资采购的全流程管理,支持多组织、多地点的应用;实现集团物资采购业务的集中管控,增强内外部供应链的协同,有效地对整个集团的供应商资源进行全面的管理,达到降低采购成本,提高采购效率的目的。

        电子采购平台的构建应充分利用云计算,最大限度地提高软硬件基础设施的利用率,避免资源重复建设和资金重复投入,扩大资源共享范围,提高资源平台的宽容度和安全性。基于云计算的企业集团电子采购平台,就是要把企业集团有关电子采购中的一切软硬件资源,通过利用虚拟化技术构建一个巨大的虚拟资源池,以资源池为基础搭建面向供应商、采购人员和评标专家的统一服务平台。系统设计架构分为5个层级:第一层是基础设施层,由多个数据中心(集团公司,分子公司,供应商、专家等单位数据节点)的服务器、基础网络设备、数据库等等组成,它是整个平台的基础。第二层是虚拟资源服务层,是利用虚拟化技术对底层硬件资源设施进行虚拟管理,构造一个虚拟硬件资源池,资源池向上提供各种计算服务、数据存储和网络通讯等虚拟资源服务,即Iaas。第三层是平台服务层,构建在虚拟资源服务层之上,为软件开发人员开发各类应用软件提供数据库、开发与测试环境、Web 服务、公用API等平台与接口,即PaaS。第四层是软件服务层,提供各类如招投标管理、物资集中管控等应用软件服务,即SaaS。第五层是用户接入层,主要是各类用户使用各种终端设备,通过数字认证,通过信息门户登录企业集团电子采购服务平台。企业集团电子采购平台系统设计架构如图1所示。

        

图片:1.JPG


        图1 企业集团电子采购平台系统设计架构

        (二)电子采购平台应用架构。电子采购平台实现了一库(标准数据库)两平台(集中采购管控平台、招投标管理平台)两门户(供应商门户、专家门户)的管理模式。通过标准数据库完成供应商、价格、专家等主数据的管理。通过集中采购管控平台对采购计划、战略协议、采购合同(订单)、收货计划、采购结算等一系列采购过程控制。通过招投标管理平台实现采购方案制订、信息发布、竞价管理、询价管理、招标管理、谈判采购、合同授予等采购询源过程管控。通过电子采购门户实现企业与供应商的业务互动,实现供应商网上注册、信息查看、网上投标、网上竞价、网上报价、专家评标、业务协同等作业。电子采购平台应用架构如图2所示。

        

图片:2.JPG


        图2 电子采购平台应用架构

        其详细的主要功能有:

        1.电子采购门户平台

        (1)供应商注册。当新供应商想成为企业的合格供应商,可以在采购门户自行注册,填写基本信息、资质信息、可供范围等提交企业,企业审核通过后即可成为合格供应商,参与采购交易。

        (2)网上交互。合格供应商登录采购门户后可以查询企业发布的采购信息,根据采购方式的不同在网上进行投标、竞价、报价、谈判,参与企业的采购交易。中标供应商还可查询企业发布的要货计划、开票通知、收货反馈、付款通知等信息,发布发货通知、已开票通知、收款反馈等信息。

        (3)自助服务。供应商自助服务管理为供应商提供自己的管理后台,可维护修改自己的相关基础信息、资质信息、供货范围信息等,还可发布产品信息(允许供应商按照采购物资目录分类发布自己的产品,包含产品价格、库存数量、生产能力、文字说明以及图片等信息)。

        (4)在线评标。系统支持多种评标方式:专家评标系统根据招标设置根据招标物资各类与专家特长自动在专家库中抽取专家,通知评标专家。评标专家经过身份认证后,可以在线阅读标书、提交评标意见,根据评标指标进行打分,形成评标报告。

        (5)个性化门户网站。电子采购平台使得企业能够开发出智能的门户站点,实现了企业信息、采购信息、供应商信息的发布、搜索、交互。供应商、专家和系统使用人员可以通过平台门户内容和布局进行个性化的定制,更快地找到相关信息,使电子采购门户平台真正成为沟通企业内外部资源的桥梁。

        2.招投标管理平台

        (1)信息发布。信息发布是分门别类的展示最新的采购信息、供应商产品信息、企业新闻、通知等,在经过审核后自动发布,供企业用户、供应商用户登录电子商务平台进行查看和后续业务处理。

        (2)协议采购。采购战略协议年初根据当年的生产需求情况、去年的采购情况与战略合作供应商进行签定,战略协议确定采购物资品种、数量、基准价格、变动变动条件等主要要素。采购需求根据物资种类、供应商等条件判断是否存在相应的战略协议,如存在则显示出来供指定执行。

        (3)招标采购。招标采购是邀请必要数量的投标者,进行一次性密封投标,并按照事先约定的程序和标准选择中标对象的市场交易行为。是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法,它体现了公平、公开、公正的原则,使招标方以更低的价格采购到所需要的物资和服务,更充分地获得市场利益。

        (4)竞价采购。竞价采购又称反向拍卖(RAT),是采购方式和招标技术以及现代互联网信息技术的有机结合:即用逐步降低销售价格方式赢得标的物的过程。竞价时,供应商同时登录平台,在较短的时间内集中竞价,各个供应商之间背靠背降价竞争,形成接近于成本价的最终成交价,极大地提高了采购效率。

        (5)询比价采购。询比价采购,即通过平台业务系统同时向一家或多家供应商发出询价单,并与供应商进行谈判性磋商,直至达成价格一致的采购过程。与传统的询价采购过程相似,具有采购周期短,操作简便的特点。

        3.集中采购管控平台

        (1)采购需求。物资需求可以按照单位、组织、物资类别、物资等多维管理对象来进行编制。物资需求计划表由各申请单位依据本单位物资需求情况编写,尽可能的利用现有库存,确定最终需求数量。提交审核后系统根据物资种类、供应商等条件判断是否存在相应的战略协议,如存在则显示出来供指定执行采购。

        (2)采购合同。确定供应商以后,采购主体同供应商进行合同签订,合同草稿参照合同模板形成以提高效率,双方审核后提交会签,会签后合同生效。采购合同管理提供采购合同的全程跟踪功能,跟踪采购合同的后续执行、合同状态、来源情况,随时了解整个采购合同的执行情况。

        (3)验收入库。供应商接收到要货计划后,根据要货情况进行发货,实际发货后在平台上发布发货通知。系统支持供应商将材料送达采购主体或采购需求方、指定地点的模式,提供了对收货时过量或者欠量收货的容差处理。

        (4)采购结算。支持集中结算和分散结算的模式。支持现款结算、预付款结算、先货后款、分期付款等结算方式。通过与到货单的核销确定采购成本,通过与付款单的核销为帐龄分析提供精准的数据。

        4.基础信息平台

        (1)价格库管理。电子采购平台业务处理过程中,采购价格的管理是重要的一环,加强价格控制,降低采购价格,是基于电子商务物资采购的重要目的。采购价格监控管理的要点是:询好价,咨询到真实的市场价;比好价,比质比价比综合价格;做好限价,实事求是,坚持原则。

        (2)供应商管理。供应商管理的主要内容包括供应商的准入、供应商档案管理、供应商评价、供应商货源管理和对相关信息的查询分析。供应商管理对企业采购和成本控制有直接的影响,是对采购业务最有效地支持和监督。

        (3)专家库管理。专家基本信息管理:记录专家姓名、年龄、性别、学习经历、工作经历等信息。专家资质管理:记录专家的资质证书、专长等。专家分类管理:根据专家的资质专长等信息对专家进行分类。

        四、结论与建议

        结合运用云计算技术,提出了建设企业集团电子采购平台的方案。企业集团通过电子采购平台的建设,帮助企业细化采购需求源头管理,加强招标、竞价、询价过程中的监控,加强与企业ERP信息系统集成一体化应用,实现集团上下协同、供应链企业之间的内外协同、企业的信息共享和流程的优化,提高供应链运作效率,降低成本,提升企业的核心竞争力。但云计算在理论上和实现技术上都还处于初始阶段,还存在如企业集团的商业数据安全、数据隐私、各 IT厂商的技术标准不统一等问题,企业集团在电子采购平台的建设过程中需要结合企业集团自身信息化基础和内部管理水平进行灵活运用。

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