矿业集团物资采购内部控制计划及流程

内部控制对于每个企业来说都是至关重要的,它对企业每个环节进行监督、控制。对物资采购进行内部控制,是保证煤矿集团能够正常经营的基础,由于煤矿行业的特殊性,其采购物资过程所需要的资金巨大,会直接影响集团的盈亏能力、生产效率及员工工作的安全性,因此,加强煤炭企业物资采购的内部控制,使其制度更完善,对所采购的物资成本、质量、安全性进行严格控制,加深管理层对内部控制的重视度,规范采购过程,使集团的物质采购过程有章可循。

一、矿业集团物资采购过程的内部控制制度

每个行业能够可持续经营,都必须对内部物资采购环节进行控制与监督,而内部控制制度的完善,对于物资采购过程具有重要的作用。我国煤矿集团的主要经营业务是对地下煤矿的开采进行加工、处理并选煤、选矿后进行销售,这套业务执行过程需要大量物资、设备的支持,集团及时采购所需的物资、设备,并且对这些设备、物资的采购过程进行监督、控制,避免人为操纵产生舞弊现象,保护集团资产的安全,对这些过程制定详尽的物资采购内部控制计划及流程。

二、规范煤矿集团物资采购流程

(一)煤矿集团物资采购流程

1、计划阶段

煤矿集团设备采购部门,以年、季、月为期限,根据各基层单位的业务需要,编制部门生产设备、配件、用具等物资的采购计划,通过层层上报,由上级领导审批,下达采购指令,由采购部进行采购。

2、审批阶段

上层领导根据各部门上报的采购计划,经过查验后审批(不足物资采购),通过招标、报价、中标的形式,由采购部门进行采购。

3、采购、验货阶段

煤矿集团与供货商签订物资采购合同后,对采购的物资进行检验,设备的型号、物资质量和数量是否与合同规定的内容一致,验收合格后入库、付款。

(二)煤矿集团物资采购管理意见

煤矿集团在进行物资采购过程中,可以用于周转的资金不多,如果不能合理调配内部资金,则不能满足集团物资供给的正常需求。因此,制定物资采购计划,对物资采购需要的资金进行合理估计。在集团内部制定财务预算,加强企业的采购管理,避免不适用的物资采购行为,使运营资金得到合理的安排,避免物资采购过程出现资金不足,影响煤矿集团的正常运营。

三、煤矿集团物资采购内部控制存在不足

(一)煤矿集团物资消耗管理存在问题

采购物资的实际消耗没有得到有效管理,主管部门对于物资消耗情况,凭借主观经验进行控制,而没有做到实际盘点,对每一样物资进行一一核对,库存中的物资存在积压现象,使煤矿集团内部物资采购的审批环节丧失了原有的核心地位,使物资采购管理与物资消耗不能紧密结合,给集团内部造成严重的资源浪费。

(二)采购商品的价格问题

市场环境下,相同的商品,在不同时间、不同地点的出售价格是截然不同的,这样给管理层决策集团内部物资采购价格带来了难度,同时,由于物资采购决策信息的不足,订货过程不能做到货比三家,很难判断出采购的物资价格是高还是低,即使采购中出现了高价格现象,也不能够判定是采购部门操作不当造成的。同时,相同商品的质量也是千差万别,对于采购的物资质量更是很难控制,如果操作不当就有可能给企业带来不必要的损失。

(三)物资采购的主观意识不强

煤矿集团物资采购过程缺乏必要的采购计划,内部管理不严格,采购过程具有随意性,凭借相关人员的工作经验随用随采,不但严重影响了生产经营进度,同时也增加了生产成本,制约了集团内部的物资管理水平。煤矿集团采购过程受各种因素的干预,许多采购的物资不经过市场调查与对比,缺少必要的沟通。物资的进出管理缺少动态把握,采购物资的库存管理、进货管理、出库管理都采用传统手工模式,缺少现代化管理的技术支持。

四、完善煤矿集团采购内部控制制度的应对措施

(一)严格规范集团管理制度,强化采购管理

煤矿集团应该高度重视物资采购价格及成本费用,内部建立专门设置采购部门,对集团内部采购进行审核,制定物资采购计划,并严格按照物资采购程序计划、审批、采购等程序执行。集团应对物资采购制度设置权限,对采购程序做出明确的规定,实行统一采购,加强物资的采购管理,避免中间环节,集中运用资金,加大购入产品、物资过程的透明度,大幅度降低采购成本,提高企业效益,使煤矿集团物资采购价格最优化。

(二)制定物资采购内部控制目标

煤矿集团物资采购内部控制制度是按照国家法律法规制定的,它的出现可以确保集团业务顺利开展,及时掌握集团内部库存情况及物资消耗情况,使物资信息在使用部门及保管部门实现对称性与透明性,针对积压现象、价格争议及时解决,借助信息系统的帮助,实时监控企业物资使用情况,将物资管理的各环节有效结合,降低集团资金的占用,保障生产经营的物资需要,及时掌握物资市场信息,对煤矿集团物资采购进行全面预算管理,在各采购环节做好有效评估,实现煤矿集团物资采购成本最低化、质量最优化。

(三)采购环节进行控制

煤矿集团根据内部需要,由每个部门根据实际生产情况提交采购预算申请,申请提交采购部门后,由保管部门核对库存量是否满足各部门的需求,如果不满足需求则同意采购,对于不需要的物资,一律不得提前采购;资金占用大的物资采购项目,需要经过高层领导批准后购买。集团在进行物资采购过程,应该将供货商的价格、质量作为主要采购信息。物资购入后,要对采购物资进行规格、品种、质量进行检验,对物资编制验收报告,不合格的材料应及时报告有关部门,予以退货;财务部门对采购部门的进货凭证进行审核,检查是否符合要求,经过审核无误后,支付物资款,从而避免采购过程舞弊现象的发生。

(四)建立物资采购内部控制制度

煤矿集团所需的物资具有很多不确定性,为了保证煤矿集团内部采购环节的有效进行,必须建立内部控制制度,加强物资需求计划的制定与管理,明确岗位职责及权限,提高物资采购的准确性,明确物资采购过程相关人员的责任,制定合理的审批程序,加强内部物资采购合同管理,对于合同的执行情况进行动态监督,物资采购的各个环节定期检查,及时发现采购过程的不规范行为,控制可能发生的风险,避免给企业带来不必要的损失,实现煤矿集团整体经济效益最大化。

综上所述,我国煤矿集团物资采购内部控制过程正在不断的完善与创新,但还是存在许多不尽如人意的问题,按照煤矿集团自身的经营特点,加强其内部控制管理,建立良好的材料、物质采购程序,及时发现采购过程中的舞弊现象,控制可能发生的风险,提高内部综合管理水平,将内部控制制度与日常物资采购有效结合,使集团资金使用更合理,采购业务更加有效,减少不必要的采购活动,避免浪费现象的发生,使企业内部控制制度沿着良性循环轨道向前发展。

文/ 郭海婷(冀中能源张家口矿业集团有限公司)

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