塔里木油田针对日常耗材实施双模采购模式

采购的组织模式通常可以分成两种:集中采购和分散采购。而这两种采购模式都存在一定缺陷。分散采购不能获得规模效益,采购管理容易出现漏洞,发生腐败现象。集中采购对于低值、数量小、种类多、采购频次高的物品不适用,同时需要库存及相应的管理成本;并且,集中采购流程复杂,不适合急需与特需的采购,也难以实现各部门基于供应链的及时采购(JIP)。此外,当前的采购系统仅为采购服务,通过数据挖掘对管理决策的支持很少。

塔里木油田公司办公用品、计算机耗材采购有如下特点:(1)公司各处、机关及二级单位都要涉及;(2)每个二级单位采购批量较小,单件价格低,但整个公司整体金额较大;(3)采购的物品种类多,质量检测容易,各二级单位具有自己的采购能力,采购时间灵活。根据以上特点,融合集中采购与分散采购的优势,塔里木油田公司构建了新型的双模采购模式,解决了日常耗材采购存在的问题。

一、 双模采购流程

双模采购平台在二级单位实现分散采购模式,在公司整体实现集中采购。其简要流程为:“各单位采购申请”-“各单位采购审核”-“各单位计划订单”-“采购订单”-“管理验收”-“各单位用户验收”。

1. 对于各个单位来说,如同分散采购,具有独立的采购权,面对的采购流程也比较简单:“各单位采购申请”-“各单位采购审核”-“各单位计划订单”-“各单位用户验收”,但是二级单位无需管理供应商、物品清单以及采购价格,无需单独结算,也无需处理相关的采购凭证。

2. 对于整个公司来说,实现了集中“采购订单”,以及集中的“管理验收”,集中的管理供应商、物品清单以及采购价格,并且对各二级单位的采购流程进行了有效的控制;并且,与集中采购不同,双模采购系统无需进行实际的货物入库、划拨,统一的管理验收后,由供应商按二级单位的订单直接将货物送到各二级单位,真正实现了零库存管理。

二、 双模采购平台设计和实现

塔里木油田公司设计开发了双模采购平台。系统主要面向三类用户:二级单位、总部和供应商。双模采购软件平台为分处不同地方的二级单位提供了采购平台,二级单位拥有独立的采购权,可以如同分散采购一样进行采购;对总部来说,通过软件平台实现了集中采购,并且可以对二级单位采购流程进行控制,实现公司的统一结算;对供应商来说,可以通过网络进行商品报价,统一结算,并直接向二级单位直接供货。软件平台的设计简要流程如图1 所示。

图片:1.GIF

对于各用户单位(二级单位),系统实现了超市化分散采购的功能,二级单位无需对物品及供货商进行管理;同时,通过信息系统,对二级单位的采购流程做了规范。对于公司整体来说,通过系统信息管理部(总部)对各二级单位审核通过的子订单进行汇总、统一下单,从而获得了集中采购的议价能力;同时,对物品目录、供货商也进行了统一的管理。供货商通过管理验收后,直接送货到各二级单位,从而实现了零库存采购。

三、 双模采购平台实现的功能

通过双模采购平台的实施,在集中采购及分散采购模式下无法实现的功能得到了实现,也解决了一些原本难以解决的,比如采购腐败等问题。具体如下:

1. 实现了办公用品、计算机耗材等标准化、低价值、小批量、多种类等物品的公司统一采购,实现了这类物品从公司层面对供货商的集中采购,提高议价能力,减少了结算次数,降低结算成本。

2. 保持了各单位的独立采购权,实现了各单位的分散采购,免去向总部领用申请、出库手续,省去相关的申请流程以及凭证的填写;同时,省去各二级单位对供应商、产品目录的管理,省去了各二级单位的采购联系、询价、谈判工作与成本。

3. 规范、简化了采购管理,降低了管理成本。在二级单位层次规范了采购流程,各二级单位必须按照系统流程的要求,进行采购的申报、审核,然后上传管理部汇总下单;并且,在整个公司实现了超市化模式,公司统一进行供货商资格的审核,采购商品的管理,以及采购价格的统一议价,从而增强了采购管理,减少了腐败机会。

4. 降低财务部门业务数量和复杂度,减少财务方面管理成本,提高管理效率。使用双模采购平台后,各二级单位无需与供货商单独结算,而是由公司统一与各供应商进行月结;同时,省去了各二级单位物品的领用申请、领用审核,系统自动按各二级单位、各供应商生成相关凭证;各公司财务处及二级单位财务科室需要处理的会计相关业务大大减少。

5. 系统实现了及时响应、零库存的采购,节省了大量的仓储、内部运输等相关成本。在管理部统一下单、管理验收后,由供应商直接送货到各使用单位,省去了集中采购的出入库等流程和手续,采购供货响应及时。

6. 与供货商联系紧密,与供应商形成了良好的合作关系,提高了采购产品的总体质量。系统与供货商实行公司层面的月结,对供应资质、商品审核通过的供应商进行重复采购,并且每次结算的总金额相对较大,从而与供应商形成多次重复博弈;对于供应商来说,采取欺瞒、提供劣质产品之类的短视行为成本很高,从而降低了采购风险

并且,通过与供应商建立良好的合作关系,可以减少采购中常见的纠纷与摩擦,可以了解供应商供货的组织过程,供货商也可以对供应的物品做及时的预测及准备,从而更好地实现采购的及时响应与零库存的目标。

四、 双模采购平台实施效率评价

从双模采购平台特征分析以及实际应用效果可以看到,新型采购平台大大节省了成本,提高了管理效率。塔里木油田公司的各处室、直属机关、二级单位一共37 个,在各部门单位上报汇总订单后,由系统自动生成“二级单位- 供货商”的订单;在结算时,对内部按各部门单位自动生成汇总表、调拨单,对外按供应商生成订单汇总单据等会计凭证,节省了大量的结算、票据凭证等相关工作。在业务流程上,双模采购平台基本上保持了分散采购流程的简单性,对于各二级单位来说,基本上保持分散采购的四个流程;同时,与集中采购相比,流程大为简化。因此,在结算次数与结算单据、议价能力及库存成本、会计凭证等方面,双模采购能有效的提高效率。以2012 年8 月份的办公用品及计算机耗材采购的数据为例,当月办公用品采购总金额440 万余元,涉及37 个二级单位,6 个供应商,277 个单据;计算机耗材采购总金额432 万余元,涉及37 个二级单位,5 个供应商,260个单据,三种模式比较结果如表1,表2。

图片:2.GIF

五、 双模采购平台对管理决策的支持

1. 提升对供应商的管理能力

双模采购平台为供应商进一步的管理提供了空间。首先,在供应商评价方面,通过双模管理平台的数据,可以对供应商实现如下方式的评价:(1)对于每个二级单位、每个供应商的订单,设计简单的调查问卷,在二级单位用户验收的时候对此次供货进行评价;(2)不仅对供应商价格,并且对供应商的质量、交货是否及时、批量是否具有柔性等其他指标进行评价;(3)基于供应链的思想,通过对于历史数据的分析,建立各供应商的供货模型,从而深入了解供应商的组织特征。其次,在供应商管理方面:(1)根据对供应商的评价,进行绩效考核;(2)对供应商进行分类,建立现有供应商、备选供应商、潜在供应商三级管理制度。

2. 采购后评估的应用

由于在双模采购平台中,各二级单位拥有独立的采购权;从公司成本控制的角度来说,事后的采购评估就非常重要。通过双模采购平台的数据分析,实现对各二级单位、公司整体的办公用品、计算机耗材采购实行技术评价、财务评价及项目管理评价;通过对各二级单位的分类评估,对比同类二级单位相应的支出,从而判断某二级单位对应的支出是否在合理范围之内;通过二级单位- 供应商的组合评估,可以判断与供应商关系是否良好,或是否存在串谋等行为;通过对公司办公用品、计算机耗材分类及总体的支出历史分析、统计分析,从而为公司的管理成本控制提供决策支持。

3. 系统服务的改善

双模采购平台的系统实现是基于数据集中的BS 架构,从而使得采购平台有良好的扩展性。系统使用手机、手持设备等客户端,提供短信提醒服务、物流查询等辅助功能,使得双模采购系统更加智能化、人性化。

从塔里木油田公司的实践来看,在二级单位多、分布分散的大企业乃至跨国集团,实行双模采购平台采购种类众多的标准化产品具有广泛的前景。特别地,双模采购模式对分支机构遍布全国、组织架构复杂的大中型国有企业的采购管理有很好的借鉴意义。此外,双模采购平台经过适当的改造,也可以作为一个开放的采购平台,为中小企业联合采购提供服务。

文 / 陈景富, 杨晓光,泮敏(中国石油大学工商管理学院)

【声明】本文由 思谋案例组 发布,所涉及言论仅代表作者观点,若有侵权或违规信息,请联系我们处理。可转载用于信息交流和学习参考之目的,但应注明出处,涉及商业用途还须获得原作者授权。
网址引用: 思谋案例组. 塔里木油田针对日常耗材实施双模采购模式. 思谋网. https://www.scmor.com/view/1701.

发表评论

登录后才能评论