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基于云计算的企业集团预算控制流程再造——以武汉钢铁公司为例

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更多 作者:scmnews 发布于:2015-05-02 22:34
        本文研究了云计算下的企业全面预算管理本文研究了云计算下的企业全面预算管理,以W公司为例公司为例,构建云计算环境下的全面预算管理体系,对预算控制流程进行了再造程进行了再造,认为W公司在云计算下预算流程再造的经验在于公司在云计算下预算流程再造的经验在于:W公司借助云计算平台将企业战略与日常财务人员的工作紧密联系员的工作紧密联系,借助云计算平台实现预算控制流程的统一化和规范化,提高预算管理应用效果;运用快速可行的预算编制方法预算编制方法,确保了预算数据的合理准确性,通过云计算平台的分析模块和预算考核指标,在“云”服务系统中预先定义定义,提高预算分析水平和预算考核的公正透明。 【作者】 戴建;【机构】 抚州职业技术学院经济管理系

        一、引言

        随着现代科技的进步,互联网和计算机设备已经成为我们工作生活中不可或缺的一部分。另外,各种数字设备的大规模发展和普及也使以数字形式存储信息的规模大幅度增长,从而进一步加强了对一个由统一的强大的服务器进行管理的需求。而云计算( cloud computing )正是这样一个概念。陈国良( 2009) 认为云计算是基于目前已经相对成熟与稳定的互联网基础上的一种新型计算模式,把大量原本存储于移动设备、个人电脑等设备上的信息汇集在强大的服务器端协同工作。这种技术的转变对于知识经济和全球化竞争背景下的企业来说同样面临着变革,企业传统的经营管理方式也需要与时俱进,利用先进的技术作为平台来改善经营效率、提高管理质量。本文所研究的内容正是建立在这样的背景下,通过现代计算机云技术与企业预算控制流程相结合,在一种新的技术方式的基础上对企业预算控制流程进行再造,从而提高预算控制质量,更好地为企业经营管理提供服务。

        二、相关概念

        (一)云计算

        在2006年召开的搜索引擎大会上,Google 首席执行官Eric Schmidt 首次提出“云计算”的概念。关于云计算的定义,Michael Armbrust 认为,云计算就是SaaS( 互联网上各种服务形式的应用)和效用计算。

        Rajkumar Buyya 等( 2006) 认为云是一种由互联的虚拟计算机集合组成的并行和分布式系统,该系统可以根据服务提供商与用户间协商确定的服务等级协议来产生许多统一的计算资源。

        司品超等( 2009) 也认为云计算可以通过集中管理和控制大量的物理资源并形成一个虚拟化资源池,因此,云计算属于新兴的资源共享的基础架构方式。

        吴吉义等( 2009) 则认为云计算是以网络为载体、虚拟化技术为基础,为客户提供基础架构、平台、软件等服务的形式的超级计算模式,云计算可以整合并扩展大规模的计算、存储、数据、应用等分布式计算资源,使得这些资源可以进行协同工作。

        综上所述,基础设施即服务( IaaS),平台即服务(PaaS)和软件即服务( SaaS)是云计算的三个层次。

        (二)预算控制业务流程再造

        全面预算管理是实现企业战略目标的重要手段,是指企业通过对内外部环境的预先思考,以市场需求为导向,在战略目标的指导下,以预算的方式实现企业对未来整体经济活动的安排,并针对相应的财务成果的预测和财务资源的具体配置。预算管理可以通过对财务资源的合理控制,有效地提升公司治理水平。小林健吾( 1993 )认为,预算控制是由企业的最高经营管理者事前针对企业各部门制订出活动目标和方向,并对各部门的业务计划进行合理的综合性调整,对业务活动进行全程动态管理,事后将实际执行结果和预算进行比较和分析,分析偏差原因,以此为根据对企业各个层级的业绩进行评定的系统管理方法。

        业务流程再造最早是由美国Michael Hammer 和JameChampy 提出的,基本思想是必须彻底改变传统的工作方式,“过程”观点和“再造”观点是其核心。具体来说,就是以作业过程为中心,摆脱传统分工理论的束缚,以顾客为导向,通过员工授权和组织变通,运用信息技术,从而实现企业能够适应快速变动的外部环境的目的。也就是自工业革命以来,按照分工原则把一项完整的工作分成不同部分、由各自相对独立的部门依次进行工作的工作方式得到彻底改变。此后Michael Hammer 和Jame Champy( 1994) 提出成本、质量、服务、速度四项指标是业务流程再造评价指标。

        总之,基于云计算环境下的预算控制流程再造,就是借助先进的云计算概念、严格的权限管理和安全的互联网防护措施,再与公司预算管理组织机构、预算管理责任制等预算管理规章制度相结合,实现全员参与预算编制和预算实施系统贯彻,预算分析制定科学,预算评价合理准确,在此基础上实现公司预算控制质的飞跃。

        三、企业预算控制流程再造及关键模块分析

        企业内部控制的核心在于全面预算管理,作为一种控制系统,全面预算管理始终贯穿企业经营战略过程,具有预算、协调、控制、评估等功能。在预算控制的过程中,涉及企业财务、生产、销售等各业务领域和业务流程; 需要大量的数据的统计、计算以及大量表格的设计、填制。随着W 公司的规模加大、业务量增多、指标间勾稽关系复杂化以及组织管理机构不断庞大,传统的预算技术在信息时效性、预算编制的可行性、预算监控的有效性等各个方面表现出不适应及缺陷。为有效解决传统预算技术的缺陷,并使现代企业的全面预算管理要求得到满足,信息技术在企业预算管理中的应用成为必然趋势。

        基于云计算的预算控制构建就是对预算控制流程再造的过程。云计算为企业集团信息化带来的不仅是lT 基础设施的虚拟化、动态和高效率,更重要的是推动企业组织架构和流程的再造、经营理念的转变、经营模式的创新。云计算技术为全面预算管理提供了机遇,通过云计算平台的信息支持和各种的战略分析模型,为全面预算管理正确的战略目标提供了保证。通过云计算平台组织分析数据、流程和功能,从战略的制定开始,一直到预算的执行、监督控制、分析优化、绩效评价,能够更好地进行预算控制流程再造。基于云计算的预算控制流程再造是企业集团实现辅助业务流程再造的创造性突破,企业集团基于云计算的预算控制构建的过程实质上就是预算控制流程再造的整个过程。

        云计算下的企业全面预算管理分为预算编制模块、预算执行模块、预算评价模块三个子模块。预算编制模块是关于预算的云计算平台的搭建及预算的具体编制流程,根据集团的发展规划和战略发展要求,编制预算应明确发展方向,兼顾集团整体利益和各分子公司的个别利益。

        预算执行模块包括: 预算审批、预算执行、预算分析与调整等流程。对于预算控制,公司应当在云计算的平台上建立严格的审批制度和审批权限,并且确保能够在公司内部得到有效实施。在每月月终,预算财务部要分析预算执行情况,电子表格是大多数财务人员主要使用的分析工具,大量分析工作需要投入许多人力和物力,效率也不高。而在云计算环境下,可以根据集团的要求实现自定义不同的预算分析模板,通过预算申请模块和预算实施模块的正确数据的传输,预算分析模块可以自动计算生成分析数据,大大节省了财务人员的投入,也提高了效率。在分析完成后也要根据分析结论反馈预算控制执行情况,从而作出进一步调整。

        预算评价模块实现了预算与人力资源的综合管理。在做预算考核时,采用与奖金、升迁、免职等挂钩的方法,具有很好的激励效果。但预算评价模块依然面对评价的难题,对全面预算进行评价不能单纯局限于财务指标的完成情况,可以考虑使用BSC 绩效考核体系。BSC 是对传统财务指标评价的一种补充和延伸,从财务、客户、内部流程、学习与成长等四个维度评价全面预算管理。

        四、案例背景

        武汉钢铁公司(W 公司)是新中国成立后兴建的第一个特大型钢铁联合企业,是国务院国资委直属的国有重要骨干企业。W 公司拥有从矿山采掘、炼焦、炼铁、炼钢、轧钢及配套公辅设施等一整套先进的钢铁生产工艺设备,是我国重要的优质板材生产基地。

        W 公司1999年开始推行预算管理,随着公司的发展趋于国际化和规模化,公司原有的预算管理不能适应大型集团化应用要求,必须改革规范高效的预算管理系统平台,提高公司预算编制的规范化、准确度和效率,从预算管理的编制、执行、控制和分析流程改革和优化入手加大公司预算执行的控制力度,确保实现公司精细化预算管理,为公司的战略实施提供支持。

        五、案例研究与分析

        (一) W 公司战略目标与预算目标的制定

        1. W 公司战略目标的制定

        W 公司制定预算应当以企业战略为导向,以信息化的预算管理系统做支撑。预算管理是面向未来的,不仅仅是本预算期结束时目标的实现,而是以企业长期战略目标为导向,不能只看重短期利润的实现。钢铁市场的竞争日益激烈,企业间的竞争也不再是短期收入利润的竞争,而是长期综合实力企业价值的竞争,因此,W 公司应从全局和战略的角度,系统地制定出具有市场竞争力的战略。W 公司的战略目标是: 到2020年,跨入国际一流钢铁生产制造企业的行列。

        2. W 公司预算目标的制定

        W 公司确定的年度预算目标在预算目标和核心指标中体现,与预算编制方案完成后形成的同一口径指标值对比,验证预算编制方案对事先设定的预算目标的支持程度。若不支持,则要对方案进行讨论、调整,进而分析、调整年度预算。预算核心指标能够有效服务于企业的特定发展阶段,是企业对其有控制能力的指标,这类指标的变化会引起预算目标的变化,因而是企业经营过程中需要重点管控的指标。

        (二)构建云计算环境下的全面预算管理体系

        1. 预算编制模块

        (1)建立云计算服务

        基于云计算的预算控制必须有强大的云计算服务后台,来保障预算控制的每一个环节的顺利实施。进行预算编制前,企业自主研发云计算技术,建立自己的云服务平台即所谓的“私有云”,从而拥有强大的计算机技术力量的支撑。

        (2)预算编制

        体现战略目标在编制预算时,公司应以集团战略目标为依据,结合公司的发展规划和战略发展要求,根据实际情况制定公司全面预算管理目标,实现公司财务资源的合理配置,以最大限度的实现保证公司战略目标。

        (3)预算编制的业务流程

        云计算环境下,W 公司构建了预算控制体系: 构建预算组织结构、制定预算项目、编制预算表格、对预算表格进行分配、定义预算的审批流程,并根据各类预算编制要求定义各个预算表和预算编制方法。

        预算项目、预算模板、勾稽关系及预算方案由W 公司的预算管理委员会根据预算大纲制定统一,并上传至云计算平台,各预算单位根据已上传的预算模板,按照一定的编制方法,结合实际经营情况编制预算表,然后由预算审核部门进行审核后,形成初步预算方案并进行上报。预算管理委员会对上报的预算草案加总并综合平衡分配后,由总经理提交董事会,董事会将批准的预算方案下达各预算执行部门,从而实现了“由下至上,再由上至下”的预算编制过程。

        云计算环境下,预算的编制方法是从销售预算开始,根据以销定产的原则编制生产预算,同时编制销售费用和管理费用预算。生产预算编制完成后,还要根据它编制直接材料、直接人工、制造费用预算。此外,还要编制资本预算和财务预算。最后,将各种基础明细表格汇总、合并。

        W 公司近年来发展较快,业务众多,板块多元化,同时,各子分公司预算编制内容及流程也呈现出很大的差异。云计算为预算的编制提供了灵活的个性化服务。

        2. 预算执行模块

        W 公司通过云计算平台实现实时适时预算执行与控制,公司通过云端与销售业务模块、采购业务模块、现金业务模块以及人力资源等业务模块的有效衔接,实现了事前、事中和事后的全面控制。在云计算环境下W 公司采取了预算审批、预算执行、预算分析和预算调整四个预算执行模块。

        (1)预算审批

        在云计算环境下,公司所有预算项目必须提交预算申请并由相关部门负责人审批,以规范的预算审批流程为依据,并可以随时进行审批流程的跟催,进行审批表的模拟分析、查看相关预算表甚至另存新版本。经审批的预算由预算申请部门组织实施,认真落实到位。

        W 公司流程再造后审批流程包括如下步骤: 第一,申请预算资源前,首先通过企业的预算系统察看是否有该资源的预算,是否足够使用。第二,如预算额度不够,则应当先走预算变更流程,将该部分预算资源进行追加; 如果上级预算单位批准,则可以进行预算申请; 如没有获得批准,则业务申请流程结束。第三,如预算资源充足,但是该资源属于企业规定执行前必须事前经过报备批准的,则需要走电子签报流程。第四,预算资源申请提交到相关审核审批人后,预算的审核或审批人员应当判断: 该项业务是否必须、所使用预算项目是否准确、所申请的额度是否合理。

        (2)预算执行

        在云计算平台中,W 公司根据实际业务需要,按照控制流程执行预先设定的预算控制项目。为了防止预算松弛在执行阶段的发生,预算项目的控制流程设置完成并启用后不得进行随意更改,必须经过相关部门的批准才可以调整预算控制流程,预算执行部门必须按照设置的控制流程工作。当预算执行人员和业务人员将业务数据上传云端时,系统会自动对比上传的数据与预算额度,按照设置的预算控制策略实现实时、适时的控制。

        在执行过程中,预算内的资金拨付遵循预算申请流程,控制了资金支付中的相关风险。大量数据资源和信息储存在“云”这个大型资源中,通过严格的权限管理来确保数据信息的安全。对于缺乏原始凭证、凭证不齐全或凭证不符合公司要求的支出,财务部有权不予支付。当财务人员在系统中进行预算支出操作时,系统会根据预算使用情况对预算即将耗尽的项目进行预警; 对超出限额的预算进行控制,禁止此笔业务的报账操作。预算管理模块的控制功能对预算执行情况进行了严格的控制,一旦超出限额就无法在系统中进行报账,只有通过系统内预算调整流程,提出调整申请,经审批后才能在总账中进行报账操作。这种控制方式实现了预算和业务的实时联动和预算的实时控制。而且在业务发生时自动将预算执行数据归集入预算管理模块,为后续的预算分析考核工作提供支持。

        (3)预算分析

        由于经营管理的客观因素和预算执行部门和人员的主观因素影响,预算数额与实际发生数额之间产生差异往往难以避免。预算分析是为了更好地完成预算目标,找出差异的规律所在,以此作为管理改善的依据。预算分析即预算数额与实际发生数额进行对比分析,主要包括比例分析法、比较分析法、因素分析法、盈亏平衡分析法等。

        W 公司云计算平台中建立月度差异分析,各预算单位报告差异产生的原因以及后续的改进措施。平台中可提供多种查询与分析功能以及预算项目执行跟踪功能,支持图表结合的分析模式和自定义的基于维度的自由分析,以便更好地发现业务实质。

        W 公司为快速全面的找到产生差异的原始数据,在云计算平台中建立了“数据穿透”功能,“数据穿透”可以进行层层联查大量数据信息,迅速找到产生差异的原始数据,并通过即时通讯功能即时反馈给相关责任人。借助云计算平台,W 公司能对各预算单位的预算执行情况及时了解和动态实时监督,跟踪、反馈预算执行情况和效果并及时采取纠正偏差的措施,从而有效提高了预算管理的应用效果。

        (4)预算调整

        通过预算审批程序审批的预算具有刚性,只有在政策法规、经营条件或市场环境等发生重大变化的情况下,新的实际情况与原设定的预算相脱离并造成偏差,当这一偏差超过企业的计划范围后,才需要调整原有预算。

        通过分析预算的具体执行情况和预算执行中的客观因素的变化,预算执行部门评估变化对预算执行造成的影响,并向预算管理委员会提出预算调整申请。预算管理委员会应评价影响的大小程度,对申请进行审核和分析,审核通过后,制定预算调整方案,并在云计算平台中调整和完善数据。

        3. 预算考核模块

        将预算的执行效果与预算责任人的奖惩挂钩,并建立奖惩制度,从而有效执行预算控制,有助于公司预算目标的实现。

        W 公司建立了基于云计算的绩效考核体系,而不是仅仅通过财务指标的考核,可以采用平衡计分卡( BSC) 绩效考核体系。云计算环境下构建BSC 预算评价体系是一个庞大的工程,对全面预算的结果进行评价可以从财务、客户、内部流程、学习与成长四个维度进行,而且要对实施全面预算的每个部门、每个职工进行评价。

        预算考核指标预先在“云”服务系统里定义好,由预算管理委员会主管,减少了人为干扰,保证预算评价的可信性,云计算下预算考核评价的过程无需人为操作,“云”后台系统会自动运算,既减轻了预算管理部门的工作压力,又保证了数据的准确性和预算评价的客观性。

        六、经验与启示

        (一)实现企业战略与预算目标的密切联系

        W 公司借助云计算平台将企业战略与日常的财务人员的工作紧密联系,在整合云平台资源的基础上有效提升企业的管理能力,实现企业战略与预算目标的结合,建立成熟的预算管理战略,并提升针对风险的防范和驱动的能力,在促进企业管理和可持续发展中起着重要的作用。现在绝大多数企业预算管理中,预算不能与企业战略有效衔接,甚至预算与战略基本上没有联系,导致企业只注重短期经营细节,而忽视长期战略执行。本文正是基于现行预算的这种缺陷,提出了基于战略导向的企业全面预算管理体系的框架,并通过引入平衡计分卡战略管理工具,把战略管理的贯彻、战略规划程序和预算程序组成一个整体,从而有助于确保预算对战略的支持,实现战略与预算的有效对接。

        (二)提高预算管理应用效果

        云计算提供了企业预算管理过程中必不可少的技术支持,其以集中、共享、服务的核心的基本理念深刻影响着预算管理,并促进了其进一步的发展。为了防止由于信息不对称导致预算调整阶段的预算松弛问题,W 公司借助云计算平台实现预算控制流程的统一化和规范化,从而提高预算管理应用效果。

        预算管理是通过预算目标、预测与计划、预算与会计核算及考核、预警机制等建立起一种具有“全员”、“全额”、“全程”特征的管理活动。伴随着组织行为理论的发展演变,企业预算管理模式也经历了一个从传统预算模式向现代预算模式发展的过程。较之于传统预算模式,云计算下的现代预算管理模式不但提高了预算指标的可靠性,改变了预算执行者对预算的认识,而且促进了企业预算目标与个人目标的融合以及部门间的协调与沟通,促进了企业资源的合理配置和有效利用。

        (三)确保数据的合理准确

        W 公司运用快速可行的预算编制方法,大大提高了相关人员的工作效率,确保了预算数据的合理准确性。基于对云端数据接触的限制,无权限人员不能接触相关数据,更有效地防止了没有授权而对数据的更改,进一步确保了预算数据的合理准确性。

        传统预算体系以表格形式为主,具有直观、简便的特点,但随着企业业务信息量的增大,传统预算越来越不适应预算控制的要求。而采用云计算下的预算管理系统,可以克服传统预算的缺点,充分发挥信息化系统的特点: 预算管理系统可处理企业日常业务中所产生的大量经济数据,并实现预算管理与其他子系统的数据传递关系,从而使预算控制延伸至企业的各个环节; 预算管理系统的使用,可促使企业实施流程再造,将预算控制嵌入业务程序的设计中,通过设置关键控制点,变人为控制为系统自动控制,充分发挥预算的事前控制和过程控制,最终实现企业预算目标。

        (四)提高了预算分析水平和预算考核的公正透明

        通过云计算平台的分析模块,更加方便、快捷、直观地掌握集团各层级单位的经营管理情况,同时,详细了解和剖析影响生产经营的各项要素,满足不同层次和不同部门的管理需求。并通过智能分析和预警功能,及时准确地为管理者提供决策支持,提高了管理效率和水平。

        预算考核指标在“云”服务系统中预先定义,减少了人为干扰,保证预算评价的可信性,云计算下预算考核评价的过程无需人为操作,“云”后台系统会自动运算,既减轻了预算管理部门的工作压力,又保证了数据的准确性和预算评价的客观性。

        企业要保障预算控制的有效实施,就必须建立预算考核措施,完善公司业绩评价与报酬计划。考核指标必须体现战略并以预算为导向,必须与各责任中心以及员工的薪酬、职位等进行挂钩,实施预算奖惩。预算的考评应遵循可控性原则和公开、公平、公正原则,坚持动态考评和综合考评相结合。动态考评强调及时反馈,及时处理,是在预算执行过程中的即时考评。综合考评则是预算期末对于各责任单位预算完成情况的分析评价,其考评对象包括企业内部各个责任层次,而考评内容以成本、利润等财务指标为主,辅之以非财务指标,实行的是事后考评。对于充分发挥预算机制的作用来说,动态考评与综合考评相辅相成、缺一不可。动态考评作为过程控制的重要手段,与期末综合考评相得益彰,使得过程与结果并重,真正发挥了系统控制的作用。总之,预算的考评应做到考核全面准确,评价公正合理。

        参考文献:

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