1. 客户信息注册
如果不直接进行现金交易,那么,合作客户的信息资料注册,是供应商与客户建立货物买卖关系的第一步。注册需提交的资料一般包括:企业简介、企业注册地、税号、联系人、联系方式等。供应商一般从纸质资料审查,结合网上对企业的注册信息核对,巴西网站SERASA 提供公司财务查询服务,可通过付费查询其公司是否有不良纪录,进而作为审核通过与否的依据之一。如果信息一致,且符合供应商建立合作关系的要求,则审核通过,客户信息注册成功。
2. 约定付款方式
供应商在供货与发票开具前,需要与合作客户商定付款方式。比如是货到30 天或者3 个月等。商定的付款时间,将直接打印在电子发票上,作为客户承诺付款的依据。一是根据银行付款单据而进行付款,上面皆有发票到期日期以及缴费金额,一旦过期而未支付将重新计算付款金额,包括罚款、利息等的支付;二是支票签收并写上付款日期而进行支付;三是银行转账支付。
3. 开具发票
现今巴西多个州政府已经执行电子发票系统,一是能减少纸张的使用、保护环境、以防发票损坏等问题;二是经由电子发票开票系统,政府相关机构可以有效地追查企业对于税金的缴纳情況,查看是否有逃税、漏税的可能性,进而跟踪追缴查询。
采购的货物发运前,必须开具好货物发票。涉及到长途运输的货物,还需开具单独的运输发票。在货物发票上,有发票号、开票时间、付款截止时间、供需双方的税号、运输目的地、货物名称、数量、单价、总价、税种、税额等信息。因此,在巴西,企业或者个人必须注册税号。每个企业均应有一个CNPJ 税号,每个人均应有一个CPF 的私人税号,以便依法向政府交纳各种税额。完税信息均在供货方开具的发票上体现,企业或者个人缴纳税收的税种、比例一目了然。发票必须伴随货物,应备运输检查。
在运输检查中,重点检查发票的税种是否齐全,是否已足额缴纳。不按法律规定交纳税额,或者发票上没有供需双方的税号,说明存在避税的可能,物流公司冒险承担货运物流,在过州境检查中,一旦被政府部门检查,会扣留运输货物和货车,并予以高额罚款。因此,过境检查中严格核实发票信息,成为巴西难以开具假发票的重要原因,体现了其管理的先进性。
4. 拖延付款投诉
货物经过运输抵达目的地后,付款成为采购合同履行的重要环节。付款时间依据发票上显示的最终付款时间,收货方一旦超过发票上的付款时间而未付,供应商有权启动网上投诉管理系统,一旦提交的投诉资料属实并经巴西官方机构核实,则会在企业的注册信息上形成一个付款不良记录。如果延迟付款影响重大,甚至会被冻结企业账户资金。
巴西供应商发现逾期未付款,一般情况下,会先以软性方式征询付款时间,如延迟付款;供应商认为很难或无法收回货款,最终会启动网上投诉系统,进而采取法律途径回收货款。
5. 付款不良记录的影响及消除
不良记录管理成为强化客户及时付款、提高企业信誉的有效手段。企业形成不良付款记录后,通过对企业注册信息的查询均能显示。对于形成不良付款记录的客户,第一,供应商即使愿意提供货物,往往会提出先付款再发货的要求以确保不会发生呆账问题;第二,不良记录对企业的投标等各种经济活动均有不利影响,从小型的加油站定期付款合作到大型的投标等活动,都会通过查询或是要求企业提供无欠税证明等方式进行核实。
在巴西,要消除付款不良记录,手续非常复杂。一是提供延期付款的说明;二是提供已经付款的证明,并在官方的公证机构予以公证。经官方机构再次审查,若认为延期付款确有可以理解的原因,才能消除付款的不良记录。因此巴西的任何企业都以无不良记录为优先重视事项。
四、巴西货物采购带给我国的启示
(一)大力发展全过程、全业务链的电子采购,真正体现绿色采购、环保采购
电子采购具有节约纸张、节约资源、节约成本、提高采购效率等优势,同时,还能利用科技化的信息手段,规避人为违规操作,更有利于招标“公开、公平、公正和诚实信用”原则的发挥。巴西的电子政务起步早,也是电子采购较早被世行等金融机构认可的国家之一,其完善的功能体现,全过程、全业务覆盖的采购环节,以及工商、税务、银行等政府机构联动参与均显示了其进步性。
我国的电子采购,虽然在许多企业已经开发了类似的招标采购管理系统、物资采购管理系统等,但总体上看还不够完善,有的仅仅覆盖采购环节。涉及到相关机构、部门参与时,不能得到有效监督、配合。
(二)切实打击假发票问题,解决回款难问题,大力加强采购方与供货方的诚信建设与管理
1. 严格发票的开具与审查,打击假发票。在我国,不开发票、开假发票的现象仍大量存在。在巴西,通过物流运输检查的方式对发票进行严格审查,这对我国货物采购规范发票管理具有一定的参考意义。
2. 改变注重单一对供应商的资格考察,扩展到加强对客户资信的考察。增进供需合作双方的相互了解、相互选择。为了控制采购质量,要重视考察供应商的供货实力,通常,我国的采购管理仅仅注重对供应商的资质审查,但是巴西的客户资料注册,一定程度上扩展了资质审查的范围,形成客户与供应商的相互考察,均从源头上加强了了解与控制,值得我国的采购管理借鉴。
3. 改变注重单一对供应商违约的黑名单管理制度,扩展到强化对客户违约付款的不良记录管理,为我国供应商普遍回款难问题开辟了思路。在巴西,买卖双方处于平等地位,无论是从合作的彼此了解与资料信息注册,还是对后期的付款管理,谁理亏谁就处于被动地位。但是在我国,拖延付款的现象还普遍存在,三角债、农民工欠薪一直是老大难问题,供应商的货物送到后,采购方便占据了主动地位,何时付款、付多少款由采购商说了算,供应商则非常被动。我国可以以巴西的延期付款投诉管理为借鉴,各政府部门联动,采取不良记录管理、账户冻结管理等手段改变供应商回款难的问题,能在一定程度上防止回款环节产生的行贿、索贿的腐败行为。
五、结束语
同为发展中国家,相比中国,巴西的货物采购管理,依然存在有待完善发展的地方,比如建立招标师职业资格制度、提高行业职业人才、提高招标采购水平等。但是,由于其电子采购起步早,同时国家的税收体系、消费习惯推进了其先进的电子支付管理体系的建立与完善,对我国的货物采购在电子绿色采购、企业诚信建设管理等方面具有重要的参考和借鉴意义。
作者简介:
代兆明,山东电力建设第一工程公司,经济师、招标师、二级建造师、咨询工程师(投资)。
Luis Lin,山东电力建设第一工程公司,外籍专业工程师,巴西FIAP 大学毕业,现居于巴西近16 年,致力于工程研究、工业翻译领域近10 年。