中央企业批量集中采购的信息化研究

批量集中采购,是指针对一些通用性强、技术规格统一、便于归集的政府采购品目,采购人按规定标准归集采购需求,并将之交由集中采购机构统一组织采购的一种政府采购模式[1]。这一新型采购模式是进一步深化政府采购制度改革,提高政府采购科学化和精细化管理水平的有益尝试和重要举措。

1.批量集中采购实施的背景及效果

《政府采购法》颁布实施以来,协议供货作为中央单位信息类产品政府采购的主要方式,对采购效率的提高以及保证采购的公正公平等方面,发挥了重要的积极作用。但在近年来的实际操作中,也出现了一些问题,如部分协议供货产品的价格高于同期市场价,个别采购单位超标准采购,甚至出现“天价采购”现象,部分采购单位化整为零规避公开招标等[2]。以上问题的存在严重影响了政府采购改革的深入开展,为此,财政部于2011年6月下发了《关于进一步推进中央单位批量集中采购试点工作的通知》(财办库〔2011〕87号),在中央单位范围内开展批量集中采购试点工作,对台式计算机、打印机进行批量集中采购。批量集中采购试点开展以来,充分发挥了政府采购的规模优势,实现了财政资金的节约,提高了采购资金的使用效益,对贯彻落实党中央、国务院厉行勤俭节约精神、促进党风廉政建设,成效非常显著,主要体现在以下方面。

1.1 降低采购成本。根据财政部门公布的数据,截至2012年6月30日,中央单位批量集中采购已组织实施11期,产品中标价格较协议供货价格和市场价格都有较大幅度的降低。其中台式计算机中标产品价格较市场价格的优惠幅度在10%左右,较协议供货价格的优惠幅度在15%左右;打印机中标产品价格较市场价格的优惠幅度在10%左右,较协议供货价格的优惠幅度在8%左右[3]。同时批量集中采购也减少了各级单位因零星采购开展的采购活动,节约了不必要的采购费用和人力成本。

1.2 实现有效监管。协议供货等采购方式的分散性,使政府采购监管机构难以实现对所有单位政府采购行为的有效监管。实现批量集中采购,使得监管机构更便于对采购行为实行从预算、标准配置、采购过程、履约等环节的全面、集中监管;而且以集中公开招标方式采购,还会因批量集中采购巨大的社会关注度而促使众多供应商和社会公众主动参与监督。

1.3 预防遏制腐败。原有的协议供货等采购方式,采购单位具有较大的灵活自主权,过大的自由裁量权容易引发“权力寻租”,给滋生腐败提供温床。而实施批量集中采购,采购人只需上报采购计划,具体的招标采购实施由财政部门和中央国家机关政府采购中心负责,这就实现了对采购单位采购行为的有效制约,避免了供应商与采购人在采购中的直接接触,切断了供应商与采购人之间可能发生的利益输送,从而从发挥了政府采购有效预防和遏制腐败问题的作用。

2.批量集中采购中存在的问题

批量集中采购作为政府采购改革的一项有益尝试,自试点以来,成效非常显著,但具体执行中仍存在一定的问题,并在一定程度上影响了批量集中采购的执行效果。这些问题表现在以下几个方面。

2.1 采购周期过长。目前的批量集中采购模式,需要采购单位逐级上报采购需求计划,由财政部汇总后移交集中采购机构,然后定期进行公开招标采购,中标结果公布后,采购单位再与供应商联系送货支付等事宜。中央单位一般级次较多,个别单位达到五级或六级。基层采购单位从上报采购计划到收到产品,一般至少需要2-3个月时间,如果临近元旦、春节等特殊时段,或者出现流标等问题,采购周期还会更长。过长的批量集中采购周期,难以满足和适应基层采购单位时效性的要求,甚至影响单位的正常工作开展和预算执行。

2.2 履约率较低。履约率较低是批量集中采购的目前亟需解决的一个重要问题。根据财政部公布的资料,个别采购批次的履约率仅在50%左右,这严重影响了批量集中采购政策执行的严肃性,削弱了实施效果。批量集中采购过程中,采购单位和供应商都存在拒不履约的现象,其主要原因:一是采购单位不满意批量采购最终确定的产品品牌,或者因采购周期太长,采购人已放弃或另行采购,单位就以各种理由拒不执行采购结果;二是批量集中采购中标价往往较低,供应商利润有限,不少中央基层单位位处边远地区,低至1~2台的采购量,这给中标供应商带来过高的履约成本,迫使供应商放弃履约。

2.3 质量和服务难以保障。在原有协议供货采购模式下,各采购单位一般选择相对知名品牌的产品和就近的供应商,同一产品的设备型号相对统一,产品质量和售后服务能够得到较好的保障。而实行批量集中采购后,每期的中标供应商都不尽相同,较多的品牌给中央单位后期的设备维护带来了较高成本;而且部分中标供应商规模较小,产品质量一般,部分地区没有维修服务网点,若出现质量问题,维修及退换货等都难以及时解决。

2.4 执行比例偏低。根据规定,台式计算机、打印机的协议供货采购数量应控制在上一年度采购数量的10%以内。而据财政部统计数据显示,2011年台式机、打印机执行协议供货上限应分别为15940台和3573台。但2011年8月至2012年3月初共计完成了8期批量集中采购,各单位实际通过协议供货采购台式机、打印机分别为27243台、5748台,分别是政策规定数量的4.3倍和3.3倍。有63624台台式机和17203台打印机,即70%以上的台式机、打印机未纳入批量集中采购[4],而是通过协议供货采购。这就严重影响了批量集中采购的实施效果。

2.5 有效监管手段缺乏。目前批量集中采购过程之所以出现履约率低、执行比例偏低的问题,一方面有其制度设计的弊端,另一方面也是由于其缺少行之有效的制约和监督手段。采购人采用协议供货方式,逃避批量集中采购,拒不执行批量采购结果,财政部门在事前无法及时发现制止,事后也没有相应的处罚措施。如果不采取措施,对以上行为进行有效遏制,批量集中采购模式就难以继续推广和发展。

3.以信息化手段完善批量集中采购的设想

批量集中采购模式虽然符合政府采购科学化、精细化管理发展方向,但进一步深入发展还需要从诸多方面进行完善,特别是应加强其信息化建设,开发建设“中央单位批量集中采购管理信息系统”平台,将所有中央单位的采购行为全部纳入系统平台管理。该管理信息系统平台应具有以下模块和功能。

3.1 批量集中采购计划管理模块。目前财政部的批量集中采购工作缺少专业的信息管理系统,中央各基层单位的采购计划需要使用本部门的政府采购系统层层上报,经部门汇总后,统一报送财政部。根据财政部《关于进一步推进中央单位批量集中采购试点工作的通知》要求,“各主管部门应当于每月5日前将下月的批量采购计划审核汇总后报送至财政部。财政部于每月10日前将各主管部门上报的批量采购计划汇总后送集中采购机构”。而在实际执行时,各级采购单位都需将采购计划报送时间前移,导致批量集中采购仅计划报送环节就需要20天左右;而各采购单位在录入批量采购计划时,仅需根据需求在已有配置中录入采购数量,上级单位对采购计划基本无审核事项。系统平台建立后,通过批量采购计划管理模块,各级采购单位可将采购计划直接报送至财政部,简化逐级上报环节。同时该功能模块应具有追加采购的申请功能。目前,大多数基层采购单位的采购需求具有相当大的不可预见性,财政部门可允许采购单位在批量集中采购结果公布后的限定时间内,通过该功能模块申请临时增加采购需求,并执行当期采购结果,但追加数量应控制在上一年度采购数量的10%以内。建立该模块有以下优点:一是可以将基层采购单位的采购需求更加快速直接的上传,减少中间环节和上报时间,从而有效缩短采购周期;二是可以避免各中央部门在层层汇总采购计划过程中出现的漏报、迟报问题,财政部门能够更全面准确掌握采购需求;三是可以提高批量集中采购的灵活性,一旦系统所汇集的采购需求达到一定数量规模,即可组织公开招标工作,而不是完全按照周期采购。

3.2 其他方式采购审核模块。针对当前批量集中采购周期过长的弊端,可以通过协议供货等其他采购方式对批量集中采购进行补充,但同时必须对其他采购方式进行严格的限制,以免削弱批量集中采购的作用,因此建议设立其他方式采购审核模块。财政部规定,采购单位协议供货的采购数量应控制在上一年度采购总数量的10%以内,但目前这一规定难以得到有效执行,致使批量集中采购的比例偏低。该模块建立后,可规定所有协议供货等其他采购行为必须通过该系统提交申请,由财政部门对其申报理由和采购规模进行审核和控制,申请通过审核后方可采用协议供货方式采购,否则一律属于违规采购。这样既能维护批量集中采购采购制度的严肃性,提高集中采购规模,又能满足采购单位的时效性要求。

3.3 服务追踪反馈模块。在当前批量集中采购模式下,采购单位上报采购需求计划后,无法了解当期批量采购的进展情况;在中标供应商供货后,一旦出现质量和服务问题,也没有有效的反映和解决途径,难免会影响批量采购工作的开展和采购单位的满意度。开发服务追踪反馈模块,使采购单位在申报采购计划后,可全程跟踪查询当期批量集中采购的进展情况;中标公告发布后,可以通过该模块查询中标供应商及联系方式;供应商发货后,可以跟踪查询产品物流信息;产品使用后,可通过该模块对产品质量和售后服务进行打分评价。财政部门也可以通过该模块了解供应商供货速度、产品质量和售后服务情况,并将其作为今后各期批量集中采购招标的重要评标指标。

3.4 监控分析模块。该模块主要有两大功能,一是满足批量集中采购监督工作需要,实现对关键环节、特别是履约环节的监控,对采购主体采购行为的监督预警和诚信管理,有效提高批量集中采购的履约率。二是对通过对中央采购单位的采购需求进行数据分析,充分了解采购单位的配置、价格需求,及时对机型配置进行调整,更好的满足采购单位需要。

参考文献:

[1]罗光辉.完善协议供货与批量集中采购方式的思考[J].中国政府采购,2012,(2):60-61.

[2]吴蓓.浅谈批量集中采购制度[N].中国财经报,2012-12-12.

[3]高志刚.积极稳妥的扩大批量集中采购品目[N].中国政府采购报,2012-8-2.

[4]梁嘉琳.批量集中采购需在推进中不断创新[N].经济参考报,2012-4-5.

作者简介:

刘英,女,汉族,现为水利部综合事业局高级会计师。

董彬,男,汉族,现任山东黄河河务局会计核算中心经济师。

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引用本文:思谋网. 中央企业批量集中采购的信息化研究. https://www.scmor.com/view/1484.

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