上海利用信息化管理实现科研设备集中采购

一个研究所一年采购的科研设备仪器、试剂耗材,可多达10万种,涉及经费以亿计。如何确保科研工作获得“价廉物美”的产品?怎样确保科研经费的每一分钱都花得值?怎么保证科研物资的采购中不存在“猫腻”?我国科研机构与高校正尝试多种方式“堵漏”。上海科研机构正尝试利用信息化管理,实现集中采购,依靠专业的服务团队,使供求信息透明化,来解开这一困扰中国科研多年的管理难题。

缺乏监管,采购成科研“绊脚石”

与一般生产采购不同,科研物资采购很特别:每个课题组根据科研进度不同,决定最近采购哪些仪器设备、试剂耗材。因此,我国科研物资的采购,一般没有统一管理,而是由一线科研人员自己决定。可科研物资种类繁多、价格高昂,面对纷繁的科研物资供应市场,采购成了一个有难度的“技术活”,稍有不慎,就成了科研工作的“绊脚石”。

假货、走私水货充斥市场、虚开购买试剂发票套现、虚抬产品价格吃回扣……这不仅让购入物资质量没有保证,甚至还拖延了科研创新的脚步——某个关键实验结果出偏差,可能导致整个科研项目失败,而缺乏有效的统一监管还有可能使科研经费流入私人腰包。

一位多年负责科研物资采购的工作人员说,小小一瓶几微升的抗体,价格就高达两三千元,如果在里面做些手脚,获利就十分惊人。多年来,科学家们一直渴求有一套好的机制将科研物资采购管起来。

专业服务,让科研采购变透明高效

科研物资采购管理难,主要难在采购分散——课题组的需求细致复杂,可市场更复杂:缺乏厂商直供,不良代理商浑水摸鱼、以次充好……要摸清这些市场信息,还真不是一个课题组能做到的。

直到现在,科研机构物资采购的管理手段仍流于形式,科研、财务等一个个章敲过来,看似严密,实际上根本没抓住要害:从源头控制购入的产品质量。国内一些高校曾尝试将科研物资供应商集纳到一个由学校管理的统一平台上,类似淘宝网店,对供应商进行资格审查。但问题是,这么做仍难以避免供应商与课题组采购负责人之间的私下交易,导致科研经费流失。

最近,国家蛋白质科学研究上海设施自主开发的科研物资管理系统,引起了各方关注。这套名为eSupply系统,每个研究组的每个成员都可以用自己的账户登录,通过简单的查询,立即可以找寻到需要的产品,只需点击鼠标下单,再通过授权人的审核和后台管理人员的处理,订单就会自动发出;货物到达后,eSupply系统的管理人员会进行验收,然后发放给科研人员。

软件看起来简单,真正关键则在于一整套专业、科学的服务体系。为了保证货物质量好、价格低,管理部门设计了一套采购、用户分离的专家咨询制度:随时可以让课题组长推荐价廉物美服务好的供货商,再由大家一起打分评判,决定是否可以进入系统数据库,以什么价格供货。被选中的供货商一旦被课题组投诉,经查实是供应商的问题,则立刻被撤换。

“由于采购量变大,很多厂商愿意给出更优惠的价格与我们合作。”上海设施科研物资管理与供应主管朱嫣晔说。“同时,我们的专业团队也可尽量找到最直接的供货商。”可谁来监管采购团队?朱嫣晔说,只要从系统中拉出数据一统计,所有“猫腻”都逃不过监管。

科学家叫好,已推广到上科大

集中采购到底有多大好处?上海设施的课题组长丛尧研究员说,她的实验室需要电子显微镜上用的铜网,原先课题组只能通过代理商购买,1个要6000多元,现在通过系统采购,联系到海外厂商直供,只需4000多元,而且科研物资部门还帮忙申请退税。为了运行这个科研物资管理平台,上海设施建立了一个近200平方米的现货仓及一套集云计算、云存储和云应用于一身的云平台。

据悉,同在一个园区的上海科技大学也受益于这套先进的管理系统。上科大已经委托eSupply管理团队对整个大学的科研物资采购进行服务。“由专业团队进行集中采购,或许是堵住科研经费采购漏洞的一个解决之道。”曾参与系统开发的一位资深管理者说,今后这一模式若能发展成一个科研物资采购的公共服务平台,将可为更多科研机构提供专业、规范的科研经费管理模式。

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引用本文:思谋网. 上海利用信息化管理实现科研设备集中采购. https://www.scmor.com/view/2055.

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